オンライン出願システムTAOの導入
管理者受験票や合格通知書の自動表示で効率化＆ヒューマンエラー防止を実現
導入の背景・経緯
これまで、本学の大学院入試は学部入試とは異なり、各研究科の裁量で実施していました。そのため、入試業務の統一的な運用がなされず、非効率的な運用が散見されておりました。加えて、人の手が介在するシーンが多く、受験票や合格通知書の誤送付など、トラブルの可能性を常に孕んでいました。
そのような中、全研究科の大学院入試担当係より、「全学的なオンライン出願サイトがほしい」といった声が非常に多く上がったことを受け、入試課と教務事務DXチームが協働し、効率的かつヒューマンエラーを未然に防ぐことができるシステムとしてTAO（The Admissions Office）を導入することになりました。
プロジェクト・チームの結成
TAOの導入にあたり、2021年度に教務事務DXチームを結成し、活動しております。教務系事務職員に加え、学務情報システム開発室所属の事務職員で構成されており、複数の部局にて教務事務の経験がある職員や、本部事務と部局事務の両方を経験した職員が所属しております。
プロジェクト・チームの活動内容
入試課と協働し、複数のシステムの比較検討や、出願システム導入大学にヒアリングを重ね、TAOを導入するに至りました。2022年度中に全研究科にTAOのアカウント配付を完了し、二度の説明会を実施しました。先行導入事例を用いて具体的に説明し、Googleの共有ドライブを活用してTAOに関する情報を共有できるようにし、各部局からの質問とそれに対する回答や、説明会資料等をいつでも確認できるようなサポート体制を構築しました。
これまでの成果
TAOの導入により、郵送物の誤送付を未然に防ぐとともに、郵送や学務情報システムへの手作業による転記が必要なくなったことで、業務効率が飛躍的に向上しました。これによって、願書受付業務や志願者データ入力業務、合格発表業務における業務時間削減に繋がりました。
課題・今後の展望
世界的に電子データでの出願が加速していくことが予想されます。虚偽のデータでの出願も想定し、入試課との協働によるチェック体制を構築することで、電子データのネックである「偽造のすり抜け」を攻略し、公平性を担保したいと考えております。
また、このチェック体制の確立により、電子データでの提出をより推進し、入試のDXをより一層、加速させることができればと考えております。
