経営戦略データベースの導入

　経営戦略データベースの構築にあたり、まず初めに、それまで各所掌で個別に管理されていたそれぞれのKPIを、漏れなく重複なく、全学的に適正に管理していくために、どういった根拠で算出されているのかを明らかにし、それらをメンバー間で共有する必要がありました。 　
　そのため、メンバー間で議論を重ね、上記のようなKPI管理表を作成しました。 これは、本学を取り巻く各種KPIのデータソースが何で、これまでどのように算出してきたのかを表として整理したものです。 例として、「とある制度を適用している教員の比率」が指標としてあるとします。定義に、率を構成する分母は本学の全教員数、分子は制度を適用している教員数、担当の部課が人事企画部で、データソースは分母が人事給与統合システム、分子がエクセルデータ、算出に当たっては、これらの二つのデータソースから手作業で適用率を算出している、ということを記入し、これまで各部署で管理されていた、指標算出にあたって必要な一連の情報をKPI管理表にまとめ、一元化することから始めました。

　次に、これまでの運用を見直し、経営戦略データベースを利用してどうすればより効率的な運用が可能となるか、メンバーで議論を重ねました。例えば、これまでエクセルデータで管理していた分子のとある制度を適用している教員の情報は、人事給与統合システムで管理できることが分かったので、今後はそのような運用にすることとし、人事給与統合システムから抽出したデータを経営戦略データベースに投入するのみで、Tableauを用いて効率的に適用率を算出できるようにしました。 　
　制度を適用する対象教員をエクセルデータから人事給与統合システム上での管理へシフトし、データソースを一元化させたことがポイントです。このようなプロセスを経て得られた検討結果に沿って、経営戦略データベースにデータを投入し、Tableauによる見える化を行う、という流れで、各種KPIの見える化を進めました。

課題

　プロジェクトを進めていくと、基幹業務システムのデータ活用に課題があることが少しずつわかってきました。例えば、ある項目はKPIの算出に影響するものだが、必須入力になっていないため、データの穴埋めが必要であったり、またある項目は入力の内容に統一感がなく、修正が必要であったりしました。これは、「基幹業務システムは元々、各部署の業務遂行のためのものであり、例えば人事給与統合システムは人事発令および給与計算のため、学務情報システムは学籍管理のためのものであり、それに必要となるデータを入力することが目的であるからです。
　データ活用による大学経営の高度化を進めるためには、基幹業務システムを、『個別の業務システム』としてだけ見るのではなく、『「データを活用できる状態」にデジタル化すること』という意識の組織的な共有と、実践が必要となるでしょう。