総務省（東北管区行政評価局）と連携し、大学DXを後押し
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背景
学生から「編入学試験の検定料納付のために平日に銀行窓口へ行かなければならず負担が大きい」という声が、総務省に行政相談として寄せられました。このような声を受け、大学における業務手続きの利便性や効率性に対する見直しの必要性が浮き彫りとなり、学生の負担軽減と業務の効率化を両立するためのDXの推進が求められています。
総務省 東北管区行政評価局による大学DXの支援
総務省東北管区行政評価局による3つの支援
支援1：学生の課題の発掘
行政相談や出前講座などの機会を通じて、公正中立な立場で学生の課題を発掘。
支援2：デザイン思考による課題の明確化
ペルソナ設定やカスタマージャーニーマップの活用などで課題を明確化および解決方法を提示し、経営陣に響く資料を整備。
支援3：横断的な解決の支援
経営陣を巻き込み、各部局を横断的に解決できる方策や資料を提供。
東北大学および大学DXアライアンスに参加する東北地区の国立大学では、総務省 東北管区行政評価局との連携のもと、学生の声を起点としたDXの取り組みを進めています。総務省 東北管区行政評価局は、左図の3つの支援を通じて大学の課題解決を後押ししています。
具体的には、福島大学における全入試でのオンライン決済導入を参考に、東北地区7大学において「編入学試験における検定料納付業務」のDX化を推進中です。これにより、従来の「行く」「書く」「待つ」「迷う」といった手間が削減され、学生は自宅からスマートフォン等を利用してスムーズに手続きを行うことが可能となります。結果として、学生の満足度向上と職員の業務負担軽減、さらには業務の効率化につながっています。
3つの支援による効果
- 学生目線でのスピーディーな変革の推進
- 変革による職員の業務負担の軽減により、企画立案業務へとシフト
情報部門の役割
検定料納付業務のDXを進めるにあたっては、「入試は入試担当」「検定料は財務担当」「システムは情報担当」といった大学業務部門のサイロ化が課題として浮かび上がりました。このため、「誰が主導するのか」「どの部門の問題なのか」といった調整が必要となり、DXに求められる一貫性やスピード感の確保が困難になる状況が生じています。
こうした中で、情報部門には「変革推進者（Change Agent）」としての役割が求められています。情報部門は、以下のような機能を担いながらDXを推進することが重要です。
情報部門の役割
- 各部門を横串で繋ぎ、DX推進をリード
- 変革部門間の調整を図り、意思決定の迅速化と全体設計の統括を実施
このように情報部門は、財務、教務、総務、研究、産学連携、国際など多様な部門間をつなぐ“橋渡し役”としての役割を担うことが期待されています。情報部門が橋渡し役としての機能を発揮しつつ、今後も行政との連携を一層強化することで、学生・職員双方にとってより良い大学づくりを推進してまいります。
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