RPAを活用して学生雇用手続の高効率化を実現

　理学研究科では、業務のDX推進プロジェクト・チームで開発・運用している『RPA共通パーツ・RPA共通業務シナリオ*¹』を積極的に活用し、様々な業務をRPAにより自動化することで、大幅な時短と効率化を実現しています。中でも、件数の多い学生のTA・RA・AA雇用に係る事務手続を、先述のRPAパーツに加え、Googleフォームを組み合わせる独自運用によりDXしたことで、従来の業務量の三分の一程度を削減でき、作業時間の大幅な短縮に繋げたことは注目すべき点です。
*¹ 学内および大学DXアライアンス限定サイト

　従来、学生雇用手続は学生からの申請と指導教員による申請の両方が必要であり、その後申請書に記載された情報を集約し、書類を作成、印刷、決裁回付するという手順が取られていました。雇用の度に、学生・教員(研究室)は必要書類を提出する必要があり、事務も都度印刷する作業が発生するため、学生・教員・事務職員ともに大きな負担となっていました。
　しかし、手続のDXによりGoogleフォームからオンライン申請が可能となり、学生が直接フォームに登録するため、教員や雇用担当係で履歴書を集める必要がなくなったほか、RPAにより申請データを集計し印刷出力されるフローを自動化したことで、事務職員は原則申請内容のチェックと決裁回付のみの対応となり、大幅な省力化を達成しました。

　なお、この独自運用は「業務のDX推進プロジェクト・チーム」に所属していない職員が、業務負担を軽減し、より効率的な運用にしようと主体的に周囲に働きかけ、導入に至ったものです。

　このような取組を積極的に導入・推進することで、昨今課題となっている教員の研究時間確保や学生の満足度向上、事務職員の残業時間削減等の効果が期待でき、取組の輪が更に広がることで、部局のみならず、全学の組織力向上に繋がるものと考えられます。同様の業務課題を抱えている部局はぜひ参考にしてみてはいかがでしょうか？